Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Seinäjoen Voimistelijat ry
Y-tunnus: 1106323-4
Osoite: Jalostajankuja 4, 60100 Seinäjoki
Sähköposti: toimisto@svo.fi

Yhteyshenkilö:
Mari Korpela, toimistosihteeri
Puhelin: 045 651 0224
Sähköposti: toimisto@svo.fi
 

Rekisterit

  • Jäsenrekisteri

  • Valmentaja-, ohjaaja- ja luottamushenkilörekisteri

  • Yhteistyökumppanirekisteri

  • Markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on hallinnoida ja ylläpitää jäsenten, luottamushenkilöiden ja muiden toimintaan osallistuvien henkilötietoja jäsenyyden tai muun sopimussuhteen aikana, sekä toteuttaa markkinointia ja viestintää. Tietoja voidaan käyttää myös tapahtumien ja koulutusten järjestämiseen sekä niiden dokumentointiin.

Käsittelyn perusteet:

  1. Lakisääteinen velvoite ylläpitää jäsenrekisteriä (jäsenet).

  2. Sopimuksen täytäntöönpano ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu (yhteistyökumppanit).

  3. Yhdistyslain velvoite (luottamushenkilöt).

  4. Rekisteröidyn suostumus (markkinointi ja kuvien julkaisu).

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja tarpeen mukaan:

  • Etu- ja sukunimi

  • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot

  • Osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

  • Syntymäaika (pp.kk.vvvv)

  • Sukupuoli

  • Rekisteröitymistiedot (esim. käyttäjätunnus, salasana)

  • Luvat (esim. markkinointi- ja viestintäluvat)

  • Jäsensuhdetta koskevat tiedot (maksut, laskut, tilaukset)

  • Kuvien julkaisulupa markkinointi- ja viestintätarkoituksiin (esim. verkkosivut, Facebook, Instagram, Snapchat, LinkedIn)

  • Ilmoittautumiset ja läsnäolot tunneilla

  • Lisenssi- ja vakuutustiedot

  • Palkkionmaksuun liittyvät tiedot (henkilötunnus, verokortti)

  • Ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot tapahtumia ja koulutuksia varten

Tietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään seuraavilta tahoilta:

  • Rekisteröidyt itse (jäsenet, huoltajat)

  • Valmentajat ja ohjaajat

  • Valokuvaajat

  • Manuaaliset ja sähköiset lomakkeet, sähköposti, puhelin

Tietojen suojaus

  • Tiedot tallennetaan suojattuun järjestelmään, johon on pääsy vain tehtävään nimetyillä henkilöillä.

  • Käyttäjillä on henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat.

  • Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

  • Työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

  • Ulkopuolelle lähetettävät tiedot salataan.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

  • Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille.

  • Poikkeuksena osallistujalistojen toimittaminen tapahtuman tai koulutuksen järjestäjille.

  • Tietoja voidaan siirtää uudelle palveluntarjoajalle järjestelmän vaihtuessa.

  • Suomen Voimisteluliitolle luovutetaan jäsenrekisteritietoja tilastointia varten.

Henkilötietojen säilytysaika

  • Jäsentiedot: niin kauan kuin jäsenyys on voimassa, ja enintään 10 vuotta päättymisestä.

  • Sopimuskumppanit: 3–10 vuotta sopimuksen päättymisestä.

  • Osallistujatiedot: enintään 10 vuotta viimeisestä osallistumisesta.

  • Suostumukseen perustuvat tiedot: niin kauan kuin suostumus on voimassa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • Saada tieto henkilötietojen käsittelystä

  • Tarkastaa itseään koskevat tiedot

  • Oikaista virheellisiä tai puutteellisia tietoja

  • Poistaa tietonsa (huom. osallistumisoikeus voi samalla poistua)

  • Peruuttaa suostumuksensa

  • Vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun edun perusteella

  • Siirtää tietonsa toiseen järjestelmään

  • Pyytää käsittelyn rajoittamista

Pyynnöt osoitetaan sähköpostitse osoitteeseen toimisto@svo.fi. SVO voi pyytää lisäselvityksiä ja henkilöllisyyden todentamista ennen pyynnön käsittelyä.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että tietoja on käsitelty lainvastaisesti. Suomessa valvova viranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Pakolliset tiedot ja seuraamukset niiden puuttumisesta

Pakollisia tietoja ovat muun muassa:

  • Luottamushenkilöiltä yhdistyslain mukaiset tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot)

  • Sopimuskumppaneilta: perustiedot, tarvittaessa henkilötunnus

  • Palkanmaksun kannalta välttämättömät tiedot (henkilötunnus)

  • Allergiatiedot tapahtumia varten (rekisteröidyn terveyden turvaamiseksi)

Tietojen antamatta jättäminen voi estää:

  • Sopimuksen täytäntöönpanon

  • Osallistumisen tapahtumaan

Yhteydenotot

Pyynnöt ja kysymykset voi toimittaa:

Sähköpostitse: toimisto@svo.fi
Kirjeitse tai henkilökohtaisesti:
Seinäjoen Voimistelijat ry
Jalostajankuja 4, 60100 Seinäjoki
 

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä selostetta voidaan päivittää lainsäädännön tai toiminnan muuttuessa.

Viimeksi päivitetty: 19.11.2025